POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

La présente Politique de confidentialité et de protection des données a pour objet d’informer toute personne concernée (bénéficiaires, candidats, prospects, clients, financeurs, partenaires, visiteurs du site internet et utilisateurs des services proposés par Harmony B&C) sur les modalités de collecte, d’utilisation, de conservation et de protection des données à caractère personnel traitées par Harmony B&C.

Elle s’applique à l’ensemble des traitements réalisés dans le cadre :

• des actions de formation professionnelle relevant de l’article L.6313-1 du Code du travail ;
• des bilans de compétences réalisés conformément aux articles L.6313-4 et R.6313-4 et suivants du Code du travail ;
• des accompagnements à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ;
• des certifications préparées ou organisées par Harmony B&C ;
• des prestations d’information, d’orientation et d’accompagnement professionnel ;
• de la gestion administrative, pédagogique, commerciale et financière de l’organisme ;
• de l’utilisation du site internet, des formulaires de contact, des espaces numériques et des outils digitaux proposés par Harmony B&C.

La présente politique complète les Conditions Générales de Vente (CGV), les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) ainsi que, le cas échéant, la Charte d’utilisation de l’Intelligence Artificielle de Harmony B&C.

Les traitements de données mis en œuvre par Harmony B&C reposent exclusivement sur les bases légales prévues par le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), notamment :

• l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD) pour la gestion des inscriptions, la réalisation des prestations et le suivi des bénéficiaires ;
• le respect d’obligations légales et réglementaires (article 6.1.c du RGPD), notamment celles résultant du Code du travail, du Code de l’éducation, des obligations comptables et fiscales, des exigences liées à la certification Qualiopi, aux contrôles des financeurs publics ou privés (Caisse des Dépôts et Consignations, OPCO, DREETS, France Compétences, services de l’État) ainsi qu’aux obligations de conservation des justificatifs de réalisation des prestations ;
• l’intérêt légitime de Harmony B&C (article 6.1.f du RGPD) pour assurer la gestion de son activité, la sécurité de ses systèmes d’information, l’amélioration continue de la qualité de ses prestations, la prévention de la fraude, la gestion des réclamations, la défense de ses droits et le pilotage de son activité ;
• le consentement de la personne concernée (article 6.1.a du RGPD) lorsque celui-ci est requis par la réglementation, notamment pour certains cookies, l’envoi de communications marketing ou toute autre finalité nécessitant un accord préalable. Ce consentement peut être retiré à tout moment, sans effet sur la licéité des traitements déjà réalisés.

ARTICLE 2 – RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est :

Cabinet DELESTRADE, exerçant sous le nom commercial Harmony B&C

SAS – Organisme de formation professionnelle certifié Qualiopi

À compléter : nom de famille de Virginie, à intégrer après “Présidente : Virginie”.

SIRET : 989 630 413 00015

Numéro de déclaration d’activité : 84740534874

Siège social : 6 rue Jean Louis Grivaz, 74000 Annecy

Adresse électronique : Harmony.bc.74@gmail.com

Téléphone : 06 03 55 55 66

Harmony B&C détermine les finalités et les moyens des traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre de ses activités de formation professionnelle, de bilan de compétences, d’accompagnement à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), de préparation aux certifications, de gestion administrative, commerciale et pédagogique ainsi que de l’exploitation de son site internet.

Lorsque certaines données sont traitées par des organismes tiers agissant en qualité de responsables de traitement autonomes (notamment la Caisse des Dépôts et Consignations dans le cadre du Compte Personnel de Formation, les OPCO, France Travail ou les autorités administratives compétentes), les traitements correspondants relèvent de leurs propres politiques de confidentialité.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer les droits prévus par la réglementation, toute personne concernée peut contacter Harmony B&C aux coordonnées mentionnées ci-dessus.

ARTICLE 3 – DONNÉES COLLECTÉES, MINIMISATION ET DURÉES DE CONSERVATION

Harmony B&C applique le principe de minimisation prévu par l’article 5 du RGPD. Seules les données strictement nécessaires à la réalisation des prestations et au respect des obligations légales sont collectées.

Dans le cadre des bilans de compétences et des accompagnements VAE, seules les informations présentant un lien direct et nécessaire avec l’objet de la prestation sont recueillies, conformément aux dispositions du Code du travail.

Harmony B&C ne collecte pas volontairement de données dites « sensibles » au sens de l’article 9 du RGPD (origine ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, données de santé, biométriques, orientation sexuelle, etc.). Si de telles informations sont librement communiquées par le bénéficiaire au cours d’un entretien, elles ne sont utilisées que lorsque cela est strictement nécessaire à l’accompagnement, demeurent couvertes par une stricte confidentialité et ne sont jamais communiquées à des tiers sans fondement légal ou consentement explicite.

Conformément aux articles L.6313-4 à R.6313-8 du Code du travail, le bénéficiaire d’un bilan de compétences est informé de ses droits en matière de consentement et de confidentialité : sa participation requiert son accord préalable, et le document de synthèse lui est remis exclusivement, sans communication à un tiers sans son accord exprès.

Les données à caractère personnel sont conservées pendant les durées suivantes, selon leur nature et leur finalité :

Catégories de données	Finalités	Base légale	Durée de conservation
Identité, coordonnées	Gestion des inscriptions, contrats, convocations, suivi administratif	Exécution du contrat	5 ans après la fin de la relation contractuelle, sauf obligation légale différente
Situation professionnelle, parcours, diplômes, expériences	Réalisation des formations, bilans de compétences et accompagnements VAE	Exécution du contrat	Durée nécessaire à la prestation, puis archivage conformément aux obligations légales
Données pédagogiques (évaluations, feuilles d’émargement, attestations, preuves de réalisation, livrables)	Suivi pédagogique, justification du service fait, obligations Qualiopi et contrôles des financeurs	Obligation légale et exécution du contrat	Selon les délais légaux applicables aux organismes de formation et aux dispositifs de financement
Données de facturation et comptables	Gestion administrative et comptable	Obligation légale	10 ans conformément au Code de commerce
Correspondances (courriels, formulaires de contact, réclamations)	Gestion des demandes et amélioration du service	Intérêt légitime	3 ans à compter du dernier contact, ou selon les obligations légales applicables
Données de navigation et cookies	Fonctionnement du site, mesure d’audience, sécurité	Consentement ou intérêt légitime selon la nature du cookie	13 mois maximum pour les cookies de mesure d’audience

Au terme de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale imposant leur archivage à des fins probatoires, auquel cas l’accès y est restreint aux seules personnes habilitées et pour la seule finalité de cette obligation.

ARTICLE 4 – DESTINATAIRES DES DONNÉES

Les données personnelles sont exclusivement accessibles aux personnes habilitées de Harmony B&C dans le cadre de leurs missions.

Peuvent également être destinataires, dans la limite de ce qui est strictement nécessaire :

• les consultants partenaires, formateurs ou accompagnateurs intervenant dans la réalisation des prestations ;
• les sous-traitants techniques (hébergement, maintenance informatique, outils métiers, solutions de visioconférence, outils bureautiques ou plateformes pédagogiques) soumis à une obligation contractuelle de confidentialité et de conformité au RGPD ;
• les organismes financeurs (OPCO, entreprises, collectivités, Caisse des Dépôts et Consignations dans le cadre du CPF), dans les seules limites nécessaires à la justification du financement ;
• les autorités administratives ou organismes de contrôle légalement habilités (DREETS, France Compétences, services fiscaux, organismes certificateurs, commissaires aux comptes, juridictions compétentes).

Harmony B&C ne vend, ne loue, ni ne cède aucune donnée personnelle à des fins commerciales.

ARTICLE 5 – TRANSFERTS HORS UNION EUROPÉENNE

Harmony B&C privilégie des solutions d’hébergement et de traitement des données situées au sein de l’Union européenne.

Lorsque certains prestataires techniques, notamment des fournisseurs de services numériques ou d’intelligence artificielle, sont susceptibles d’effectuer tout ou partie des traitements en dehors de l’Union européenne, Harmony B&C veille à ce que ces transferts reposent sur l’un des mécanismes prévus par le RGPD, notamment :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• les Clauses Contractuelles Types (Standard Contractual Clauses) adoptées par la Commission européenne ;
• ou toute autre garantie appropriée prévue par les articles 44 à 49 du RGPD.

Harmony B&C s’attache à limiter autant que possible l’utilisation de données personnelles identifiantes dans les outils susceptibles d’impliquer un traitement hors Union européenne.

ARTICLE 6 – SÉCURITÉ DES DONNÉES

Harmony B&C met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées destinées à assurer un niveau de sécurité adapté aux risques, conformément à l’article 32 du RGPD.

Ces mesures comprennent notamment :

• la limitation des accès aux seules personnes habilitées ;
• la sécurisation des postes de travail et des outils numériques utilisés ;
• la protection des espaces de stockage des documents ;
• la gestion des habilitations ;
• la sauvegarde régulière des données ;
• la sensibilisation des consultants et partenaires aux obligations de confidentialité et de protection des données ;
• le contrôle des outils numériques et d’intelligence artificielle utilisés dans le cadre des prestations.

L’ensemble des intervenants de Harmony B&C est soumis à une obligation de confidentialité concernant les informations auxquelles ils peuvent avoir accès dans le cadre de leurs missions.

ARTICLE 7 – DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Toute personne concernée dispose, dans les conditions prévues par le RGPD et la loi Informatique et Libertés modifiée, des droits suivants :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement lorsque celui-ci est juridiquement possible ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime ;
• droit à la portabilité des données fournies ;
• droit de retirer son consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Ces droits peuvent être exercés par courrier ou par courrier électronique auprès de Harmony B&C.

Une réponse est apportée dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception de la demande, sauf prolongation autorisée par la réglementation.

Conformément à l’article 22 du RGPD, aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative une personne concernée n’est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris lorsque des outils d’intelligence artificielle sont mobilisés dans le cadre d’un accompagnement.

En cas de difficulté non résolue, toute personne concernée peut introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

ARTICLE 8 – COOKIES ET TRACEURS

Le site internet de Harmony B&C utilise uniquement les cookies strictement nécessaires à son fonctionnement ainsi que, sous réserve du consentement de l’utilisateur lorsque celui-ci est requis, des cookies destinés à mesurer l’audience, améliorer les performances du site ou proposer certaines fonctionnalités.

Lors de sa première visite, un bandeau d’information permet à l’utilisateur d’accepter, de refuser ou de paramétrer les cookies conformément aux recommandations de la CNIL.

Le consentement peut être retiré à tout moment.

ARTICLE 9 – CAS PARTICULIER DE LA PLATEFORME MON COMPTE FORMATION (EDOF)

Lorsque le bénéficiaire mobilise son Compte Personnel de Formation via la plateforme Mon Compte Formation, certaines données sont traitées directement par la Caisse des Dépôts et Consignations, responsable de traitement autonome.

Harmony B&C traite uniquement les données nécessaires à la réalisation de la prestation, au suivi pédagogique, à la justification du service fait et au respect des obligations réglementaires applicables aux organismes de formation référencés sur la plateforme Mon Compte Formation.

Les traitements réalisés par la Caisse des Dépôts demeurent soumis à sa propre politique de confidentialité et à ses Conditions Générales d’Utilisation.

ARTICLE 10 – MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

La présente politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment afin de tenir compte des évolutions législatives, réglementaires, jurisprudentielles ou techniques, ainsi que des évolutions des activités de Harmony B&C.

La version en vigueur est celle publiée sur le site internet de Harmony B&C à la date de sa consultation ou remise au bénéficiaire lors de son entrée en formation ou de son accompagnement.

Toute modification substantielle fera l’objet d’une information appropriée lorsque la réglementation l’impose.